Her gün çok sayıda basın bülteni ve özel haber önerisiyle adeta bir bilgi bombardımanına tutulan gazetecilerin ilgisini nasıl çekebiliriz? Tabii ki biraz emek ile özenle hazırlanmış ve gazetecilerin şirketlerin değerini anlamalarına yardımcı olan bilgilendirici aynı zamanda kapsamlı basın kitleri ile…
Günümüzde halkla ilişkiler mensuplarının, gazetecilerin dikkatini çekebilmeleri hiç de kolay değil… Gün içerisinde gelen binlerce e-posta, onlarca arama arasında gazeteciye basın bültenini veya özel haber önerini iletebilmek ve onlardan olumlu geri dönüşler alabilmek ne yazık ki her zaman mümkün olamıyor.
Yine de bu çetin rekabet içerisinde karamsar olmamak lazım… Zira kitle iletişim araçlarının dikkatini çekme yarışını kazanmaya yardımcı olacak bazı taktikler mevcut. Özenle oluşturulmuş bir basın kiti, editörler ve gazeteciler tarafından fark edilmenin oldukça etkili bir yolu olarak karşımıza çıkıyor. Muhabirlerin kararlarını etkilemede önemli bir rol oynayan basın kitleri, gazetecinin resmin tamamını anında görmesine yardımcı oluyor ve işlerini oldukça kolaylaştırıyor.
EKONOMİK VERİLERİ EKLEMEYİ UNUTMAYIN
Halkla ilişkiler uzmanlarının gazetecilere temsil ettikleri şirketin ne olduğunu (anonim, limited, kollektif, komandit ve kooperatif) anlamalarına yardımcı olmaları gerekiyor. İşte bu noktada oldukça önemli olan basın kitlerinin, biri kısa diğeri daha ayrıntılı olmak üzere şirketin iki açıklamasını içermesi gerekiyor.
Bir veya iki paragraflık temel bilgilerden oluşabilen kısa açıklama, bir makalenin giriş bölümünün özelliklerini taşımalıdır. Üç veya daha fazla paragraftan oluşan ayrıntılı açıklama ise şirketin kuruluş tarihini, genel merkezin konumunu, faaliyet gösterdiği ülkeleri, fon toplama geçmişini, yatırımcıları ve müşteri sayısını içermelidir. Eğer halka açık bir şirketse işletmenin büyüklüğünü gösteren temel göstergeler eklenebilir. Zira editör ile gazeteciler, sayıları ve tabloları oldukça sever ve bir şirketin ekonomik verilerini asla göz ardı etmezler. Aynı zamanda açıklamada kuruluşun nasıl çalıştığına ve ürünlerinin neler olduğuna dair açıklama da bulunmalıdır.
GAZETECİLER YORUM YAPABİLECEK SÖZCÜLERE İHTİYAÇ DUYAR
Gazeteciler, faaliyet gösterdikleri sektörün durumu hakkında yorum yapabilecek, sektörün trendlerini anlatabilecek ve ekonomik göstergeleri doğru bir şekilde okuyabilecek şirket sözcülerine (spokesperson) ihtiyaç duyarlar. Bu nedenle sözcülerin biyografilerinin, uzmanlık alanlarının ve hangi konularda yorum yapabilecekleri bilgisinin basın mensuplarıyla paylaşılması oldukça önemlidir. Tabii sözcülerin yüksek kaliteli fotoğraflarını bu bilgilere eklemeyi unutmamak gerekiyor. Özellikle bir PR kampanyasına başlamadan önce, şirketin sözcülerinin yüksek kaliteli portrelere sahip olduğundan emin olmakta fayda var. Eğer söz konusu nitelikte fotoğraflar bulunmuyorsa profesyonel bir fotoğraf çekimi düzenlemek önemli.
KİTLER, GAZETECİYE NASIL ULAŞTIRILMALI?
İçinde bulunduğumuz dijital iletişim çağında tüm basın kiti bileşenlerini bir bulut depolama alanı veya Google Drive veya Dropbox gibi dosya paylaşım hizmeti içindeki bir klasörde toplamanız gerekiyor. Basın kitini e-postayla gönderirken de e-postanın içeriğinde yer alan tüm belgelerin listesinin verilmesi, gazetecinin e-postada nelerin dahil olduğunu anlaması açısından önem taşıyor.